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そして、生活するように旅をしよう!企業経営11年目、岩佐大輝の記録。

オフィスのあらゆる書類をペーパーレス化しよう!その3

前回、「ペーパーレス化に必要なハードとソフト」に引き続いて、今回はいよいよペーパーレス化の実際をご紹介します。今回はAdobe社のAcrobatとリコーのMP C2500複合機の環境で作業をします。

条件:
ソフト:Adbe Acrobat Professional 8
スキャナ:Ricoh MP C2500 (複合機)
取り込む紙情報:A4両面印刷5枚「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」

手順
1.スキャニングする
Acrobatを立ち上げ、上部PDFの作成をクリックし、スキャナを選択しスキャンボタン。
※事前にスキャナに元書類をセッティングしておく。
scan1


あっというまにスキャン完了です。

scan2

2.OCRテキスト認識し、文字検索できるようにする
現在、取り込んだままですので、このままでは画像(写真)として処理されています。これを文字データとして認識できるようにするのがOCRテキスト認識です。

Acrobatのツールバー・文書→OCRテキスト認識→OCRを使用してテキストを認識
※この処理は若干時間がかかりますので、気長に他の作業をやりながら待ちましょう。

それでは、実験してみましょう。Acrobatの検索窓に「個人情報保護」と入力して文字検索をしてみましょう。
scan3
引っ掛かりましたね!私はGoogleデスクトップというデスクトップ検索ソフトも導入していますので、今後は簡単に文章にアクセスできるようになりました。机の引き出しからバインダーを取り出して閲覧をするよりも素早くアクセスできます。

3.このデジタル化された書類にメモ書きをしてみる
※重要です。びっくりするほど素晴らしいのです。紙のように書き込めるのです。
scan4
手書きのように、直感的にメモを加えることができます。

この作業までたったの1分です。

この文書をサーバーにおいて共有すれば、社員全員が瞬時にこの文書にアクセスできるようになります。綺麗に印刷してファイリングいておかなくても、必要な時にデスクトップ検索をかけるだけでOKです。

皆さん、どうでしょうか?紙の無いフルペーパーレスの夢を実現させてみませんか?

社内で導入する前に、まずは個人で試してみてください。そしていつでもズノウへご相談ください。ITで究極の生産性を追及していきましょう!


オフィスのあらゆる書類をペーパーレス化しよう!その2

前回、「オフィスのあらゆる書類をペーパーレス化しよう!その1」に引き続き、ペーパーレス化の話です。

前回は、ペーパーレス化実行リストを作るところまで行きました。今回は具体的なシステムの構築方法として、準備するスキャナー、ソフトウエアを紹介します。オフィスの規模によってシステムの構成は変わってきますが、基本は一緒ですので、まずはミニマム構成で構築してみましょう。安価に導入できますので、是非一緒にやってみましょう。

準備するもの:
1:ドキュメントスキャナー
オフィスであれば、複合機を使いましょう。両面の書類でも複数枚連続でスキャニングできるものがベストです。複合機がない場合は、以下がお勧めです。
FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500
(2009/02/07)



ドキュメントスキャナと呼ばれているもので、複数枚を両面連続してスキャニングすることができます。制度も高く非常にお勧めです。

もしくは、前回の名刺編で紹介した個人向けの複合機でもいいでしょう。こちらは連続スキャンができないので、分厚い資料などをペーパーレス化するには向きませんが、1枚モノの文書であれば十分です。
EPSON MultiPhoto Colorio 有線・無線LAN標準搭載 タッチパネル液晶 FAX複合機 6色染料インク EP-901FEPSON MultiPhoto Colorio 有線・無線LAN標準搭載 タッチパネル液晶 FAX複合機 6色染料インク EP-901F
(2008/10/08)


でもいいでしょう。

2.文書取り込み+加工ソフト
ペーパレス化のためのソフトは代表的なものが2つあります。

1.Adobe社のAcrobatシリーズで作成するPDF形式
Adobe Acrobat 9 Standard 日本語版 Windows版Adobe Acrobat 9 Standard 日本語版 Windows版
(2008/07/11)
Windows



2.富士ゼロックス社のDocuWorksで作成するxwd形式
DocuWorks 7.0 日本語版 1ライセンス基本パックDocuWorks 7.0 日本語版 1ライセンス基本パック
(2008/10/28)
Windows



どちらも有名ですが、ファイル形式の知名度でいえばPDFが圧倒的で知らない人はほとんどいないでしょう。PDFはGoogleDocumentでも正式に対応しており、AdobeReader(無料)で簡単に閲覧できるので、配布も楽です。

ゼロックスのxwdもDocuWorks Viewer Light(無料)をインストールすれば、どのPCでも表示可能ですが、PDFほどメジャーではありません。

さて、どちらがいいかということになります。どちらも素晴らしいソフトですが、一長一短があります。今回はAdobe社のAcrobatシリーズを使ってみましょう。(私個人的にはAcrobatを使っています。理由は、外部に配布することが多いので、PDFが標準であることが便利だからです。)

<Adobe AcrobatとDocuWorksの一長一短>
Acrobatは何といっても、PDF形式で出力するため、配布が容易です。また、PDFの編集も簡単にできます。短所は、ソフト自体が高価なこと(Acrobat3万円台、Docuworksは1万円台)です。また、ソフトの動きが重いことも短所です。ファイルの管理はWindowsの標準のフォルダ管理となりますので、普段のファイル操作と同じように管理できます。Vista以上の場合はバインダーに閉じている風にグラフィカルに管理できます。(Vistaは少々動作が重いですが、お勧めです。Winユーザーの方は食わず嫌いせずに、是非導入してくださいね。以前ご紹介したように、バックアップも楽です。)

VISTAのフォルダイメージ
(ごらんの通り、VISTAであればこんなに素敵です。)


Docuworksの長短はその逆ということになります。xwd形式の知名度は上がってきていますが、PDFほど普及していないので、配布する場合はDocuWorks Viewer(無料)をインストールしてもらう必要があります。Docuworks自体の価格は15,000円程度ですから、社内すべてに導入する場合にも、安価に済みます。また、Docuworksのファイル管理画面は非常に使いやすく、動きも軽快ですので、デジタル化した書類でも本当のバインダーに閉じているような感覚で軽快に使うことができます。(VISTA以上のOSであれば、Acrobatでも同じような見栄えで管理することができます。)

次回はいよいよ「ペーパーレス化の実際」を見ていきしょう!ご期待下さい。

オフィスのあらゆる書類をペーパーレス化しよう!その1

前回「「名刺をペーパーレス化し世界中どこからでもアクセス可能にしよう!」に引き続きペーパーレスの話題です。

これだけPCが普及しても、紙の量は減ることはないようです。
日本印刷技術協会の統計参照。

そりゃそうです。紙は何時でも何処でも誰でも簡単に安全に扱うことができ、鉛筆などでなんでも書き込むことができます。この手軽さをデジタル機器で完全に代替するのは現在のところ難しそうです。しかしながら、デジタル化すること(ペーパーレス)にも当然多くの実益があります。いくつか上げてみましょう。
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<ペーパーレス化の実益>
1.検索性が高まる
デスクトップ検索などと連動させれば、今まで時間をかけて見つけだしていた資料に瞬時にアクセスできるようになります。

2.伝達性が高まる
メールなどで一瞬で送信できます。また、無限にコピーすることができます。サーバーなどに保存することで、簡単に共有化することができます。

3.保存性が高まる
特にオフィスでは紙だけで保存しようとすれば、それを必要なものだけに限定したとしても、膨大な量になります。デジタル化することで、ハードディスクの中などにほぼ無限に格納することができます。
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この3つが紙では絶対にかなわないペーパーレス化の醍醐味です。素晴らしい実益ですね。

さて、私たちが企業あるいは個人で紙をデジタル化(ペーパーレス化)する際の手順を紹介します。ペーパーレス化するためには、事前準備が大切です。準備不足のまま、ペーパーレス化に着手すれば、確実に失敗します。その目的意識をはっきりさせた上でペーパーレス化に取り組めば、驚くほどの生産性を享受することができます。

<ペーパーレス化の手順>※紙→デジタル
ステップ1.すべての印刷物を洗い出す
EX)ノート、取引先から送られてきた書類、名刺、パンフレット、雑誌記事、新聞記事、稟議書、請求書、見積書、本・・・・・
上げたらきりがないと思いますが、ここが肝です。粘って粘り抜いてリストを作って下さい。

ステップ2.デジタル化(ペーパーレス化)するメリットがあるものとないものに分ける
上記の<ペーパーレス化の実益>に当てはめて下さい。紙本来の良さ(すぐにメモ書きしたり、おりたためる点)がなくては駄目なものもあるはずですよね。全部デジタル化すればいいというものではありません。

ステップ3:その中から物理的にデジタル化できるものを選び、ペーパーレス化実行リストを作成する。
紙媒体をデジタル化するためにはスキャナで読み取るので、スキャニングしずらいもの、できないものは現実的にペーパーレス化することができません。

以上がペーパーレス化の下準備です。

重要なのは、フルペーパーレスを最初から実現させるのは不可能と割り切って、やれる範囲でや進めることなのです。(ほとんどの企業でうまくいかないのは、ペーパーレス化の実益をそれほど受けられないものまで無理にやろうとするのが原因です)ただし、ステップ3でデジタル化実行リストに載せたものに関しては完璧に徹底してペーパレス化にしなくてはなりません。中途半端にペーパーレス化して、紙とデジタルが併走し、ダブルスタンダード化するくらいならやらない方がいいでしょう。混乱の原因になります。

次回は「ペーパーレス化に必要なハードとソフト」をご紹介します。

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プロフィール

岩佐大輝

Author:岩佐大輝

1977年、宮城県山元町生まれ。株式会社GRA代表取締役CEO。日本、インドで6つの法人のトップを務める起業家。 詳細はこちら≫

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